Monitoring and Evaluation Officer

Monitoring and Evaluation Officer

Accountable to: Program Manager
Accountable for: Administrative Data Clerk
Main purpose of job: To manage all M&E duties to ensure:

  • Monitoring and Evaluation of all projects of the organisation.
  • Efficient data collection and data analysis
  • Effective report writing & submission
  • Stock Follow-up

JOB DESCRIPTION – RESPONSIBILITIES

IN GENERAL

  • Ensure that the monitoring and evaluation process of all projects are in line with CUT’s work and M&E protocols;
  • Assist in identifying new strategies to be included in the all projects based on data collection and analysis.
  • Assist in the design and implementation (with the Program Manager) of new strategies for the M&E improvement of projects;
  • Work closely with the Outreach & Peer Coordinator and the Capacity building officer to implement identified strategies for the proper running of outreach projects. 

DATA MANAGEMENT

  • Organise and collect M&E documents from the field team
  • Perform monthly data entries.
  • Consolidate monthly, quarterly and yearly analysis of data reports for the Monitoring & Evaluation of projects within set deadlines.
  • Compile statistic data to provide overview of projects impact at different level
  • Ensure the preparation of monthly report regarding all CUT projects
  • Sort out the Data Entry as per the request of the Program Manager
  • Ensure an effective filing of documents related to M&E

MONITORING AND EVALUATION

  • Attend meetings, sessions, focus groups organise by CUT team in link with projects
  • Develop M&E strategies and tools for the improvement of projects
  • Periodically review and revise the system so that it is adapted appropriately to changing operating contexts of the NGO.
  • Carry out regular site visits to validate accuracy of data and make sure that teams are working according to protocol
  • Manage ongoing evaluation of all CUT projects
  • Monitor the sustainability of the project’s results;
  • Provide and suggest feedback/strategies to the Program Manager on project activities
  • Prepare monthly reports for the program manager documenting outcomes of the different projects of the organisation
  • Design or implement and assist all meetings/trainings in line with CUT projects and with your role.
  • Partake in research activities related to CUT projects
  • Ensure the evaluation of projects through the organisation of focus group discussions, face to face interviews or surveys

STOCK CONTROL

  • Assist in stock control and stock management along with the field team.
  • Ensure compiling of data and reporting for stock reconciliation. 

TRAINING

  • Conduct capacity assessment of the field team with the outreach and peer coordinator and the capacity building officer.
  • Assist in the development of appropriate training related to M&E
  • Ensure that all outreach staff is trained on the M&E basic tools

OTHERS

  • Any other related tasks as directed by the Program Manager
  • Partake in all activities related to CUT projects

JOB SPECIFICATIONS

Qualifications

  • Minimum Higher School Certificate
  • Advantage will be given to candidates with at least 2 years experiences in data entry, data analysis or Monitoring and Evaluation (M&E) with a connection with activities related to HIV/AIDS, Drug Use and Harm Reduction

Special Requirements

  • Capacity to produce high-quality briefs and reports
  • Proficiency in report writing (both qualitative and quantitative)
  • Ability to work at grassroots level and to communicate and interact easily with Key Affected Populations (KAPs) specially with People Who Inject Drugs (PWIDs)
  • Outgoing, flexible, passionate and a quick learner.
  • Professional attitude
  • Good understanding of issues related to Key Affected Populations (KAPs)
  • Ability to work in a team, as well as individually and possess good leadership skills
  • Excellent IT skills (A written test be offered to the successful candidates to assess knowledge of Microsoft Office)
  • Willing to work hard and odd hours
  • Fluent in English and French both speaking and writing
  • Driving licence (Motorcycle and/or Private Car) is essential
  • Ready to start working as soon as possible

This job guideline describes the nature and level of assignments normally given in this position. They are not an exhaustive list of duties; additional related duties may be assigned by the program Manager.

Please send your cover letter, and your detailed Curriculum Vitae by latest Monday 27th of July 2020 on urgence.toxida@myt.mu,  in CC s.issur@cut.mu

Type of contract : CDD

Trial period : 5 months, renewable for one year upon performance evaluation and the availability of Funds.

Responsable du suivi et de l’évaluation

Sous la responsabilité du : Gestionnaire de programme
Principale responsabilité : Gestion des données administratives
Objectif principal du poste :

  • Suivi et évaluation de tous les projets de l’organisation.
  • Collecte et analyse efficace des données.
  • Rédaction et soumission des rapports.
  • Suivi des stocks.

DESCRIPTION DU POSTE – RESPONSABILITÉS

EN GÉNÉRAL

  • Veiller à ce que le processus de suivi et d’évaluation de tous les projets soit conforme aux objectifs de CUT et aux protocoles ;
  • Aider à la conception et à la mise en œuvre (avec le gestionnaire de programme) de nouvelles stratégies pour l’amélioration du suivi et l’évaluation des projets;
  • Aider à identifier et inclure de nouvelles stratégies dans tous les projets sur la base de la collecte et de l’analyse des données.
  • Travailler en étroite collaboration avec les coordinateurs de terrain et les pairs éducateurs pour renforcer les capacités et mettre en œuvre les stratégies identifiées pour le bon fonctionnement des projets de réduction des risques

GESTION DE DONNÉES

  • Organiser et collecter les documents du suivi et l’évaluation auprès de l’équipe de terrain ;
  • Effectuer l’entrée de données mensuelles ;
  • Consolider l’analyse mensuelle, trimestrielle et annuelle des rapports de données dans les délais fixés ;
  • Compiler les données statistiques pour donner un aperçu de l’impact des projets à différents niveaux ;
  • Assurer la préparation du rapport mensuel de tous les projets de CUT ;
  • Trier la saisie de données selon la demande du gestionnaire de programme ;
  • Assurer un remplissage efficace des documents.

SUIVI ET ÉVALUATION

  • Assister aux réunions, sessions, groupes de discussion organisés par l’équipe CUT en lien avec les projets ;
  • Développer des stratégies et outils de suivi et évaluation pour l’amélioration des projets ;
  • Examiner et réviser périodiquement le système afin qu’il soit adapté de manière appropriée aux contextes opérationnels changeants de l’ONG ;
  • Effectuer des visites régulières sur les sites pour valider l’exactitude des données et s’assurer que les équipes travaillent selon le protocole ;
  • Gérer l’évaluation continue de tous les projets CUT ;
  • Surveiller et évaluer la durabilité des résultats du projet ;
  • Fournir et suggérer des commentaires et des stratégies au gestionnaire de programme sur les activités du projet ;
  • Préparer des rapports mensuels pour le gestionnaire de programme documentant les résultats des différents projets de l’organisation ;
  • Concevoir ou mettre en œuvre et assister  à toutes les réunions et formations en ligne avec les projets de CUT concernant votre rôle ;
  • Participer aux activités de recherche liées aux projets de CUT ;
  • Assurer l’évaluation des projets par l’organisation de discussions de groupe, d’entretiens individuels et/ou d’enquêtes.

CONTRÔLE DU STOCK

  • Aider au contrôle et à la gestion des stocks avec l’équipe de terrain ;
  • Assurer la compilation des données et des rapports pour les stocks.

FORMATION

  • Mener une évaluation des capacités de l’équipe sur le terrain avec les coordinateurs de terrain et les pairs éducateurs pour le renforcement des capacités ;
  • Aider à l’élaboration d’une formation appropriée liée au suivi et l’évaluation ;
  • Veiller à ce que tout le personnel de terrain soit formé aux outils de base du suivi et de l’évaluation.

AUTRES

  • Toute autre tâche liée à votre rôle selon les directives du gestionnaire de programme
  • Participer à toutes les activités liées aux projets de CUT

SPÉCIFICATIONS D’EMPLOI

Qualifications

  • Certificat d’études secondaires minimum ;
  • Un avantage sera accordé aux candidats ayant au moins 2 ans d’expérience en saisie de données, en analyse de données ou en suivi et évaluation en lien avec des activités liées au VIH, à la consommation de drogues et à la réduction des risques.

Exigences particulières

  • Capacité à produire des mémoires et des rapports de haute qualité.
  • Maîtrise de la rédaction de rapports (qualitatifs et quantitatifs).
  • Capacité à communiquer et à interagir facilement avec les populations clés spécialement avec les personnes qui s’injectent des drogues (PWID).
  • Sociable, flexible, passionné avec l’envie d’apprendre.
  • Conscience professionnelle.
  • Bonne compréhension des problèmes liés aux populations clés affectées.
  • Capacité à travailler en équipe ainsi qu’individuellement et posséder de bonnes compétences en leadership.
  • Excellentes compétences informatiques (un test écrit sera effectué pour les candidats retenus pour évaluer les connaissances de Microsoft Office).
  • Prêt à travailler à des heures irrégulières.
  • Parle couramment l’anglais et le français, tant à l’oral qu’à l’écrit.
  • Le permis de conduire (moto et / ou voiture privée) est indispensable.
  • Prêt à commencer à travailler dès que possible.

Cette ligne directrice décrit le rôle et le cahier des charges normalement attribués à ce poste. Il ne s’agit pas d’une liste exhaustive de fonctions, des tâches supplémentaires peuvent être assignées par le gestionnaire de programme.

Veuillez envoyer votre lettre de motivation et votre Curriculum Vitae détaillé au plus tard le lundi 27 juillet 2020 à urgence.toxida@myt.mu, en CC à s.issur@cut.mu.

Type de contrat: CDD

Période d’essai: 5 mois, renouvelable pour un an après évaluation des performances et disponibilité des fonds.

Leave a Reply

Your email address will not be published.